Permintaan Update Pendataan Inventaris Aset tahun 2016
Permintaan Pendataan Update Inventaris Aset tahun 2016
SEMARAK MILAD UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA KE 33
Studi Banding BAU UM-Surabaya ke Kampus Dome UMM
Pasca diadakannya kegiatan ISO 9001:2008 di lingkungan kampus UM Surabaya selama empat bulan terakhir yakni bulan Agustus sampai November 2016, maka perlu di lakukan beberapa perbaikan dan peningkatan kinerja di Biro dan UPT yang ada di UMSurabaya.
Biro Administrasi Umum (BAU) merupakan salah satu biro dibawah tanggung jawab Wakil Rektor II. Kami mempunyai tugas membantu Wakil Rektor II dalam hal penyediaan dan pengelolaaan sarana prasarana serta administrasi universitas secara umum. Dalam melaksanakan tugas sehari -hari, Kepala Biro Administrasi Umum dibantu oleh Tim staf. Prinsip kerja Biro Administrasi Umum adalah memberi layanan terbaik bagi seluruh sivitas akademika Universitas Muhammadiyah Surabaya.
Guna terciptannya pelayanan administrasi yang prima dan tatalaksanaaan yang profesional maka pada hari senin tanggal 19 Desember 2016 Biro Administrasi Umum (BAU) UMSurabaya mengadakan kegiatan Study Banding ke BAU Kampus Dome UMM. Kegiatan ini di ikuti oleh kepala BAU Bapak Misrin Hariyadi M.Ak berserta seluruh staf yang ada. Dengan berbekal semangat dan rasa keinginan yang tinggi untuk belajar lebih dalam tentang tata cara kelola BAUdi UMM untuk di terapkan dan sebagai refrensi pembanding dengan kinerja BAU di UMSurabaya. Kegiatan Studi Banding di mulai jam 09.00 WIB , Kedatangan Kami disambut sangat baik oleh Staf Humas UMM Ibu Rina Wahyu Setyaningrum, M.Ed, Kepala Biro Administrasi Umum (BAU) UMM Bapak Dr.ir Sutanto MT berserta jajaran stafnya. Banyak Ilmu yang kami dapat meliputi tata cara pemeliharaan gedung dan lingkungan, pengelolaan administrasi surat menyurat, pengelolaan pengadaan barang dan kerumahtanggaan, pengelolaan aset universitas, serta pengelolaan kendaraan dan hal -hal lainnya. Diakhir kegiatan Studi Banding ini sebagai rasa terimakasih maka pihak BAU UMSurabaya memberikan cendramata berupa Vandel UMS yang di terima langsung oleh KA.BAU UMM. (e.k)
SOP Pemusnahan Arsip
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
BIRO ADMINISTRASI UMUM
TAHUN 2016
Standar Operasional dan Prosedur
Pemusnahan Arsip
Sasaran :
Mengurangi tumpukan paper record yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi.
Mengurangi beban kerja bagi petugas layanan kearsipan
Ruang Lingkup:
Prosedur mulai dari pemilihan arsip sampai dengan penghancuran secara fisik.
Definisi :
Yang dimaksud penghancuran arsip adalah tindakan atau kegiatan fisik arsip yang sudah berakhir fungsi dengan cara dibakar atau sejnisnya sehingga tidak dapat dikenali lagi
Rincian Prosedur:
No | Penanggungjawab | Uraian Kegiatan | Waktu |
1 | Unit kerja | Melakukan pemilihan arsip secara fisik dengan memperhatikan fungsi dan nilai guna Membuat daftar arsip yang akan dimusnakan. Melaporkan kepada kaur tata usaha |
6 hari |
2 | Bagian Perlengkapan | Meneliti daftar arsip yang akan dimusnakan. Melakukan pengecekan fisik arsip yang telah dilakukan pemilihan Membuat surat kepada staf BAUS dan unit kerja yang melakukan pemusnahan arsip untuk melakukan pemusnahan |
6 hari |
3 | BAUS, Staf dan Unit Kerja | Mengadakan rapat tentang pemusnahan Meneliti dan menilai kembali arsip yang akan dimusnakan Menentukan jenis arsip yang dimusnakan Membuat keputusan jenis arsip yang akan dimusnakan. |
3 hari |
4 | Staf dan Unit Kerja
| Melakukan pemusnahan sesuai dengan hasil keputusan rapat
|
2 hari |
5 | Ka BAUS UMSurabaya | Menerima laporan hasil pemusnahan | 1 Hari |
SOP Kehilangan
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
BIRO ADMINISTRASI UMUM
TAHUN 2016
Standar Operasional dan Prosedur
Penanganan Kehilangan
Sasaran :
Memberikan penjelasan terhadap proses penanganan kehilangan dan unntuk mempercepat proses karena adanya alur yang jelas.
Ruang Lingkup:
Prosedur ini berlaku mulai dari penerimaan laporan kehilangan dari pemilik kendaraan sampai dengan pembuatan laporan ke kepolisian.
Definisi:
Yang dimaksud dengan penanganan kehilangan adalah suatu kegiatan yang mengatur proses penanganan kehilangan kendaraan bermotor di lokasi parkir tertentu.
Rincian Prosedur:
No | Penanggungjawab | Uraian Kegiatan |
1 | Keamanan Kampus. |
|
2 | Ka. BAU | Menerima laporan tertulis dari Keamanan Kampus dan diteruskan kepada keamanan kampus dan pimpinan. |
3 | Pimpinan (Rektor, PR.I, PR. II atau PR. III) | Menerima laporan dan melakukan evaluasi seperlunya. |
4 | Keamanan Kampus. |
|
SOP Pelaksanaan Wisuda
SOP PENYELENGGARAAN WISUDA
Mahasiswa
Ke BANK JATIM
Membayar biaya wisuda
Ke BAAK:
Mendaftar dan Mengisi formulir Pendaftaran wisuda
Persyaratan Lengkap
Mendapatkan perlengakapan wisuda, Undangan, Kartu Alumni dan jadwa gladi
Tidak ya
Mengikuti Gladi Kotor dan Bersih
Mengikuti wisuda
Selesai
Hasil konversii
Mendaftar secara online di P2MB
Kaprodi melakukan Konversi nilai (maksimal 1 minggu)
Mhs ke P2MB Herregistrasi dan registrasi
Mhs mengajukan permohonan konversi nilai ke BAAK selanjutnya diteruskan ke Kaprodi
Calon Mahasiswa
diterima
Calon Mahasiswa Baru
Mendaftar online dengan mengisi formulir pendaftaran/membayar pendaftaran
Tes Online (CBT)
Bagi Calon Mhs Non Fakultas Ilmu Kesehatan
Bagi Calon Mhs Fakultas Ilmu Kesehatan
Tes Kesehatan & Psikologi
diterima
Registrasi untuk Mendapatkan NIM di P2MB
Membayar daftar ulang/ registrasi mahasiswa baru di BANK JATIM
Ke Loket : BAAK
Pengambilan Blangko validasi Kartu Mahasiswa/Foto KTM
Pengambilan/Pengukuran Jas Alamamater
Informasi Ordik dan Perkuliahan
Sesuai dengan Biaya Daftar ulang
Ke Loket : BAK
Mengambil surat keterangan dispensasi waktu dan Jumlah pembayaran daftar ulang
Selesai
Mahasiswa
Ke Loket : BAK
Informasi biaya daftar ulang
Membayar daftar ulang/herregistrasi mahasiswa di BANK JATIM UMSurabaya
Sesuai dengan Biaya Daftar ulang
Proses KRS Online
Selesai
Ke Loket : BAK
Mengambil surat keterangan dispensasi waktu dan Jumlah pembayaran daftar ulang
Mulai
Mengambil formulir Semester pendek di Bagaian Akademik
Mengisi formulir semester pendek
Membayar semester pendek di bagian keuangan
Mendaftar sebagai peserta semester pendek
Persetujuan
Selesai
Wakil dekan 1/Ketua program menentukan peserta, jadwal dan dosen untuk semester pendek
Mahasiswa mengikuti proses belajar mengajar di semester pendek
Ujian Semester Pendek
SOP Kebersihan
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
BIRO ADMINISTRASI UMUM
TAHUN 2016
Standar Operasional dan Prosedur
Kebersihan
Sasaran :
Menjadikan suasana kampus bersih, rapi, indah dan nyaman sebelum ada aktifitas dan setelah ada aktifitas di dalam kampus.
Ruang Lingkup:
Proses mulai dari pembagian tugas kebersihan, kontrol berkala di lingkungan kampus, mengisi jurnal kerja harian, membuat aturan tentang kebersihan kampus, dan pengaturan tempat penampungan sampah sementara dilingkungan kampus.
Definisi :
Suatu proses kegiatan yang memelihara kebersihan, keindahan, kerapian semua fasilitas yang ada di kampus UMSurabaya sehingga menjadikan suasana nyaman bagi semua pihak.
Rincian Prosedur:
No | Penanggungjawab | Uraian Kegiatan |
1 |
BAU
| Mengatur tenaga Cleaning Service Outsourching di lingkungan kampus UMSurabaya |
2 | Cleaning Service Outsourching | Menerima jadwal tenaga Cleaning Service Outsourching sesuai kontrak kerja. |
3 | BAU | Mengontrol pekerjaan tenaga Cleaning Service Outsourching. |
4 | Cleaning Service Outsourching | Melaksanakan tugas untuk membersihkan sesuai dengan posisinya masing-masing. |
5 | BAU | Membuat laporan kebersihan dan kendala-kendala yang terjadi kepada WR II |
SOP Ketertiban Keamanan
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
BIRO ADMINISTRASI UMUM
TAHUN 2016
Standar Operasional dan Prosedur
Ketertiban dan Keamanan Kampus
Sasaran :
Menjadikan kampus tertib, aman, dan nyaman.
Ruang Lingkup:
Proses mulai dari pembagian tugas jaga personil, kontrol di lingkungan kampus, mengisi jurnal harian, membuat aturan tentang ketertiban dan keamanan kampus dan menginformasikan kejadian khusus pada unit terkait dan wajib melaporkan secara tertertulis kejadian tersebut kepada atasan, membuat laporan bulanan tentang kondisi keamanan kampus.
Rincian Prosedur:
No | Penanggungjawab | Uraian Kegiatan |
1 | Kaur Ketertiban dan Keamanan Kampus | Menyusun Jadwal shift (giliran jaga) setiap bulan dalam satu tahun dan usulan tata tertib keamanan kampus |
2 | Ka BAU | Meneliti jadwal jaga dan usulan tatib keamanan kampus ke Warek II untuk ditetapkan |
3 | Warek II | Menetapkan jadwal jaga dan tatib keamanan kampus. |
4 | Ka BAU | Menerima jadwal jaga dan tatib keamanan kampus yang telah ditetapkan dan menyerahkan copy kepada Kaur Ketertiban dan Keamanan Kampus |
5 | Kaur Ketertiban dan Keamanan Kampus | Mendistribusikan jadwal jaga ke personil terkait dan menempel di pos keamanan, dan tatib keamanan kampus ke unit-unit UMSurabaya |
6 | Kaur Ketertiban dan Keamanan Kampus | Membuat form jurnal harian untuk diisi petugas jaga pagi, siang dan malam |
7 | Kaur Ketertiban dan Keamanan Kampus | Menerima laporan bulanan dari koordinator kemanan dari koordinator petugas jaga (Satpam) |
Kejadian Khusus
No | Penanggungjawab | Uraian Kegiatan |
1 | Petugas jaga | Menginformasikan kepada Kaur Ketertiban dan Keamanan Kampus ada kejadian khusus dilingkungan kampus (kehilangan inventaris kantor, dan lain-lain) segera melapor ke Kaur dan ke Ka Unit kerja |
2 | Kaur Ketertiban dan Keamanan Kampus | Memerintahkan petugas jaga membuat laporan kronologis kejadian secara tertulis |
3 | Kaur Ketertiban dan Keamanan Kampus | Menginformasikan ke Ka BAU tentang kejadian khusus berdasarkan laporan kronologis tertulis. |
4 |
Ka BAU
| Memberikan keputusan tentang solusi penanganan sementara atas kejadian khusus serta melaporkan kepada Rektor |
5 | Rektor | Memberi keputusan akhir. |
SOP Peminjaman Kendaraan
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
BIRO ADMINISTRASI UMUM
TAHUN 2016
Standar Operasional dan Prosedur
Peminjaman Kendaraan
Sasaran :
Untuk mengatur penggunaan kendaraan supaya semua unit yang membutuhkan dapat terlayani dengan baik
Ruang Lingkup:
Proses mulai dari pembuatan surat peminjaman oleh unit kerja sampai peminjam mengembalikan
Definisi :
Yang dimaksud penggunaan kendaraan adalah pemakaian mobil dan atau motor untuk memperlancar keperluan dinas di tingkat rektorat, unit dan fakultas
Rincian Prosedur:
No | Penanggungjawab | Uraian Kegiatan |
1. | Unit kerja | Mengajukan surat permohonan peminjaman kendaraan kepada BAU |
2. | BAU |
|
3. | Unit kerja |
|
4. | BAU | Mengecek bila sudah dikembalikan |