UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
BIRO ADMINISTRASI UMUM
TAHUN 2016
Standar Operasional dan Prosedur
Pemusnahan Arsip
Sasaran :
Mengurangi tumpukan paper record yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi.
Mengurangi beban kerja bagi petugas layanan kearsipan
Ruang Lingkup:
Prosedur mulai dari pemilihan arsip sampai dengan penghancuran secara fisik.
Definisi :
Yang dimaksud penghancuran arsip adalah tindakan atau kegiatan fisik arsip yang sudah berakhir fungsi dengan cara dibakar atau sejnisnya sehingga tidak dapat dikenali lagi
Rincian Prosedur:
No | Penanggungjawab | Uraian Kegiatan | Waktu |
1 | Unit kerja | Melakukan pemilihan arsip secara fisik dengan memperhatikan fungsi dan nilai guna Membuat daftar arsip yang akan dimusnakan. Melaporkan kepada kaur tata usaha |
6 hari |
2 | Bagian Perlengkapan | Meneliti daftar arsip yang akan dimusnakan. Melakukan pengecekan fisik arsip yang telah dilakukan pemilihan Membuat surat kepada staf BAUS dan unit kerja yang melakukan pemusnahan arsip untuk melakukan pemusnahan |
6 hari |
3 | BAUS, Staf dan Unit Kerja | Mengadakan rapat tentang pemusnahan Meneliti dan menilai kembali arsip yang akan dimusnakan Menentukan jenis arsip yang dimusnakan Membuat keputusan jenis arsip yang akan dimusnakan. |
3 hari |
4 | Staf dan Unit Kerja
| Melakukan pemusnahan sesuai dengan hasil keputusan rapat
|
2 hari |
5 | Ka BAUS UMSurabaya | Menerima laporan hasil pemusnahan | 1 Hari |