Month: December 2016

SOP Penghapusan Barang

Posted on by bau umsby

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

BIRO ADMINISTRASI UMUM

TAHUN ​​ 2016

 

 

 

Standar Operasional dan Prosedur

Penghapusan Barang​​ 

 ​​​​ 

 

Sasaran :​​ 

Menghindari​​ terjadinya​​ penumpukan barang-barang ​​ yang rusak ​​ di gudang.​​ 

Mengurangi jumlah barang inventaris dalam​​ buku inventaris.

 

Ruang Lingkup:

Prosedur mulai pembuatan dan mengirimkan ​​ surat usulan penghapusan barang kepada rektor

 

Definisi :​​ 

Yang dimaksud​​ penghapusan​​  ​​​​ adalah​​ suatu proses menghapusan barang dari daftar inventaris dengan tujuan membebaskan pencatatan di ​​ unit akuntansi.

​​ ​​ 

Rincian Prosedur:

No

Penanggungjawab

Uraian Kegiatan

1.

Unit Kerja​​ 

Membuat surat usulan penghapusan barang kepada​​ BAU.

 

2.​​ 

BAU

  • Menyeleksi​​ barang​​ yang akan di hapus.

  • Mengusulkan penghapusan barang kepada WR II.

  • Melakukan penghapusan barang hasil keputusan rapat,

  • Membuat​​ berita acara​​ penghapusan barang​​ 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Posted in SOP

SOP Pengadaan Barang

Posted on by bau umsby

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

BIRO ADMINISTRASI UMUM

TAHUN ​​ 2016

 

 

Standar Operasional dan Prosedur

Pengadaan dan Penditribusian​​ Barang​​ 

 

 ​​​​ 

 

Sasaran :​​ 

Untuk mengetahui barang milik​​ UMSurabaya, posisi dan kondisi barang.

 

Ruang Lingkup:

Prosedur menerima​​ pengajuan, mengecek barang, sampai barang​​ didistribusikan​​ ditempat.

​​ 

Definisi :​​ 

Yang dimaksud pengadaan​​ ​​ barang​​ ​​ adalah pembelian​​ barang​​ ​​ yang diperlukan untuk​​ kelancaran​​ proses kegiatan di kantor dan proses belajar mengajar​​ diluar ATK.

 

Rincian Prosedur:

 

No

Penanggungjawab

Uraian Kegiatan

Waktu​​ 

1

Unit Kerja ​​ ​​  ​​​​ 

  • Mengajukan surat permohonan permintaan ​​ barang​​ 

  • Membuat jadwal penggunaan barang

Awal tahun anggaran

2

BAU

  • Menerima disposisi dan menindaklanjuti isi disposisi dan mempelajari​​ membuat SPK.

  • Mencari dan membandingkan harga ​​ yang paling murah.

  • Merekomendasikan harga barang ​​ kepada WR II

 

 

 

 

 

 

 

 

Sesuai kebutuhan​​ 

3

Tim Pengadaan barang

  • Melakukan pembelian dengan tender ​​ untuk barang yang harganya > 50 juta

  • Menyerahkan kepada BAU​​ 

4

BAU

  • Mengecek​​ ​​ kondisi barang sesuai spek yang ditentukan​​ 

  • Membuat Berita Acara Penyerahan Barang

  • Menyerahkan kepada unit

  • Menginventarisir barang ke laporan aset

 

 

 

 

 

 

 

 

Posted in SOP

SOP Penghapusan Arsip

Posted on by bau umsby

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

BIRO ADMINISTRASI UMUM

TAHUN ​​ 2016

 

 

Standar Operasional dan Prosedur

Penghapusan Arsip

 

 ​​​​ 

Sasaran :​​ 

Mengurangi tumpukan paper record yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi.

Mengurangi beban kerja bagi petugas layanan​​ arsip​​ 

 

Ruang Lingkup:

Prosedur mulai dari pemilihan ​​ sampai dengan penghancuran​​ arsip. ​​ 

 

Definisi :​​ 

Yang dimaksud penghancuran arsip ​​ adalah tindakan atau kegiatan fisik arsip yang sudah berakhir fungsi dengan cara dibakar atau sejnisnya sehingga tidak dapat dikenali lagi

 

Rincian Prosedur:

 

No

Penanggungjawab

Uraian Kegiatan

Waktu

1

Unit kerja​​ 

  • Melakukan pemilihan arsip secara fisik dengan memperhatikan fungsi dan nilai guna​​ .​​ 

  • Membuat daftar arsip yang akan dimusnakan.

  • Melaporkan kepada​​ atasan unit kerja masing-masing​​ 

 

6 hari

2

BAU ​​ ​​​​ 

  • Meneliti daftar arsip yang ​​ akan dimusnakan.

  • Melakukan pengecekan fisik arsip yang telah dilakukan pemilihan​​ 

  • Membuat Berita Acara Pemusnahan

  • Memusnahkan arsip

 

6 hari

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Posted in SOP

SOP Auditorium & LAB

Posted on by bau umsby

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

BIRO ADMINISTRASI UMUM

TAHUN ​​ 2016

 

 

Standar Operasional dan Prosedur

Pelayanan penggunaan Gedung​​ dan​​ atau​​ Auditorium​​ 

 ​​​​ 

 

Sasaran :​​ 

Untuk​​ memberikan pelayanan yang baik kepada para pengguna gedung atau auditorium​​ UMSurabaya baik​​ dari dalam maupun dari luar UMSurabaya.

 

Ruang Lingkup:

Prosedur mulai dari​​ menerima surat peminjaman penggunaan​​ ruang dan fasilitas lain​​ sampai proses selesai.​​ 

 

Definisi :​​ 

Yang dimaksud​​ Pelayanan penggunaan​​ ruang​​ atau​​ fasilitas lain​​ adalah​​ peminjaman​​ penggunaan​​ ruang dan fasilitas lain​​ untuk suatu kegiatan​​ internal dan eksternal ​​ dengan mengikuti ketentuan yang telah ditetapkan.​​ 

 

Rincian Prosedur:

 

No

Penanggungjawab

Uraian Kegiatan

Waktu

1

Unit kerja/Instansi lain  ​​ ​​​​ 

Membuat surat permohonan penggunaan​​ ruang dan fasilitas lain​​ ke BAU

6 hari​​ sebelum pelaksanaan​​ 

2

BAU​​  ​​​​ 

  • Menerima surat​​ permohonan​​ pinjaman.

  • Menjadwalkan penggunakan ruang .

  • Menyampaikan jadwal kepada unit kerja / Intansi lain

 

 

1​​ hari​​ 

 

 

3.

Unit kerja / Instansi lain  ​​ ​​​​ 

Menerima​​ jadwal penggunaan gedung dan atau Auditorium​​ 

4.

BAU​​  ​​​​ 

  • Menyiapkan gedung, ruangan​​ ​​ yang akan dipakai.​​ 

  • Jika sudah selesai acarasemua fasilitan​​ ​​ dicek ​​ dan dikembalikan​​ ​​ 

 

1 hari

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

BIRO ADMINISTRASI UMUM

TAHUN ​​ 2016

 

 

 

Standar Operasional dan Prosedur

Pelayanan penggunaan​​ Lab Multimedia​​ dan Lab Komputer

 

Sasaran :​​ 

Untuk memberikan pelayanan yang baik kepada para pengguna​​ lab multimedia​​ dan lab komputer​​ UMSurabaya.

 

Ruang Lingkup:

Prosedur mulai dari menerima surat peminjaman penggunaan​​ lab multi media dan lab komputer​​ sampai proses selesai.​​ 

 

Definisi :​​ 

Yang dimaksud Pelayanan penggunaan​​ lab multimedia dan lab komputer​​ adalah peminjaman/penggunaan​​ lab multi media dan/atau​​ lab​​ komputer​​ untuk suatu kegiatan​​ internal proses belajar mengajar dan eksternal ​​ dengan mengikuti ketentuan yang telah ditetapkan

 

Rincian Prosedur:

 

No

Penanggungjawab

Uraian Kegiatan

Waktu

1

Unit Kerja

Membuat surat permohonan penggunaan​​ lab multimedia​​ atau lab komputer​​ ke BAU

6 hari sebelum pelaksanaan​​ 

2

BAU​​  ​​​​ 

  • Manerima, menjadwalkan​​ penggunaaan​​ ​​ dan ​​​​ menyampaikan​​ jadwal kepada pengguna lab multimedia dan lab​​ computer.

  • ​​ Mendampingi proses PBM di lab sesuai jadwal kuliah atau jadwal yang ditentukan.

  • Mengecek dan pengusulkan pemeliharaan komputer ​​ yang ada di lab multimedia dan lab komputer.

 

 

 

 

Sesuai Jadwal​​ 

 

 

5

​​ ​​ Unit Kerja

  • Menggunakan lab multimedia dan lab​​ komputer ​​ sesuai jadwal.

 

Sesuai jadwal

 

 

Posted in SOP

Umum

Posted on by bau umsby
Misrin Hariyadi, M.Ak
Misrin Hariyadi, M.Ak

Biro Administrasi Umum (BAU) merupakan salah satu biro di bawah tanggung jawab Wakil Rektor II.  Kami  mempunyai tugas membantu Wakil Rektor II dalam hal penyediaaan dan pengelolaan sarana-prasarana serta administrasi universitas secara umum. Dalam melaksanakan tugas sehari-hari, Kepala Biro Administrasi Umum dibantu oleh tim.

Prinsip kerja Biro Administrasi Umum adalah memberi layanan terbaik bagi seluruh sivitas akademika Universitas Muhammadiyah Surabaya maupun pihak lain dalam hal sarana dan prasarana dan layanan administrasi universitas secara umum.

Informasi lebih lanjut dapat dilihat di bau.um-surabaya.ac.id/lama