SOP Pemusnahan Arsip

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

BIRO ADMINISTRASI UMUM

TAHUN  2016

 

 

Standar Operasional dan Prosedur

Pemusnahan Arsip

 

  

Sasaran : 

Mengurangi tumpukan paper record yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi.

Mengurangi beban kerja bagi petugas layanan kearsipan 

 

Ruang Lingkup:

Prosedur mulai dari pemilihan arsip sampai dengan penghancuran secara fisik.  

 

Definisi : 

Yang dimaksud penghancuran arsip  adalah tindakan atau kegiatan fisik arsip yang sudah berakhir fungsi dengan cara dibakar atau sejnisnya sehingga tidak dapat dikenali lagi

 

Rincian Prosedur:

 

No

Penanggungjawab

Uraian Kegiatan

Waktu

1

Unit kerja 

Melakukan pemilihan arsip secara fisik dengan memperhatikan fungsi dan nilai guna 

Membuat daftar arsip yang akan dimusnakan.

Melaporkan kepada kaur tata usaha 

 

6 hari

2

Bagian Perlengkapan   

Meneliti daftar arsip yang  akan dimusnakan.

Melakukan pengecekan fisik arsip yang telah dilakukan pemilihan 

Membuat surat kepada staf BAUS dan  unit kerja yang melakukan pemusnahan arsip untuk melakukan pemusnahan

 

6 hari

3

BAUS, Staf  dan Unit Kerja

Mengadakan rapat tentang  pemusnahan

Meneliti dan menilai kembali arsip yang akan dimusnakan 

Menentukan jenis arsip yang dimusnakan 

Membuat keputusan jenis arsip yang akan dimusnakan. 

 

 

3 hari

4

Staf dan Unit Kerja

 

Melakukan pemusnahan sesuai dengan hasil keputusan rapat 

 

 

2 hari 

5

Ka BAUS UMSurabaya   

Menerima laporan hasil pemusnahan 

1 Hari